MEK Code of conduct

1 Noudatamme lakeja ja toimimme vastuullisesti

Merimieseläkekassa on sitoutunut kaikissa toimissaan noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaisten määräyksiä ja ohjeita sekä eettisesti kestävää toimintatapaa. Emme hyväksy lakien rikkomista emmekä koskaan kehota tai ohjeista ketään rikkomaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Keskeisiä ovat muun muassa lait, jotka koskevat työntekijöiden asemaa, tasa-arvoa, yksityisyydensuojaa, lahjonnan ja muun korruption torjuntaa, työturvallisuutta sekä ympäristönsuojelua. Merimieseläkekassa edellyttää vastaavaa toimintaa myös yhteistyökumppaneiltaan.

Vastuullisuusteema koskee kaikkea Merimieseläkekassan tekemistä. Meille se tarkoittaa vastuuta ihmisistä, joita ovat merenkulkijat, eläkkeensaajat, meillä työskentelevät henkilöt sekä vuokralaiset. Lisäksi se tarkoittaa vastuuta ympäristöstä sekä yhteiskunnasta.

Vastuullisella toiminnalla varmistetaan merenkulkijoiden eläketurva ja hyvä vakavaraisuus sekä edistetään suomalaisen merenkulun toimintaedellytyksiä.

Merimieseläkekassan toiminnassa painottuvat seuraavat YK:n kestävän kehityksen tavoitteet:

Päätavoitteet ovat:

• 3. terveyttä ja hyvinvointia,

• 13. ilmastotekoja ja

• 16. rauhaa, oikeudenmukaisuutta ja hyvää hallintoa.

Päätavoitteita tukevat tavoitteet ovat

• 8. ihmisarvoista työtä ja talouskasvua sekä

• 17. yhteistyötä ja kumppanuutta

2 Emme hyväksy lahjontaa ja noudatamme näitä periaatteita lahjojen osalta

Emme hyväksy lahjontaa missään muodossa. Emme lupaa tai maksa lahjuksia tai laittomia maksuja millekään taholle, emmekä kehota tai ohjeista ketään ottamaan tai antamaan niitä.

Merimieseläkekassa edellyttää myös tytäryhtiöiltään, sidosryhmiltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista lahjonnanvastaisiin toimintatapoihin.

Merimieseläkekassan palveluksessa oleva tai hallintoelimen jäsen ei saa vastaanottaa tai tarjota sellaista lahjaa tai vieraanvaraisuutta, jota ei voida pitää kohtuullisena ja tavanomaiseen toimintaan kuuluvana.

Sidosryhmän tai yhteistyökumppanin järjestäessä Merimieseläkekassan toimintaan liittyvän tapahtuman, johon yllä mainittu henkilö osallistuu, maksaa Merimieseläkekassa hänen mahdolliset matka- ja majoituskustannuksensa.

3 Vältämme eturistiriidat

Oman tai läheisen edun tavoittelu työtehtävien hoidossa ei ole hyväksyttävää.

Merimieseläkekassan riippumattomuus päätöksenteossa ei saa vaarantua henkilökohtaisen edun tavoittelun vuoksi.

Olosuhteista, jotka saatetaan mieltää eturistiriidaksi, ilmoitamme heti ja pohdimme yhdessä ratkaisuja. Päätöksentekoon tai päätöksen valmisteluun ei voi osallistua, jos kyse on liiketoimesta yrityksen kanssa, johon itsellä tai läheisellä on sidonnaisuus.

Merimieseläkekassan lähipiiriin kuuluvan kanssa tehtävän, merkittävänä pidettävän liiketoimen hyväksyy Merimieseläkekassan hallitus. Liiketoimen merkittävyys arvioidaan tapauskohtaisesti, ja siihen vaikuttavat liiketoimen rahallisen arvon lisäksi muutkin seikat kuten esimerkiksi tavanomaisista kaupallisista ehdoista poikkeava toteuttaminen.

Lähipiiriin kuuluvat Merimieseläkekassan hallituksen ja valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet, johtoryhmän jäsenet, muut vastaavassa asemassa työskentelevät, tilintarkastajat sekä edellä mainittujen puolisot ja edunvalvottavat. Lähipiiriin luetaan myös yhteisö, jossa edellä mainittu toimii määräävässä asemassa.

Merimieseläkekassa julkaisee verkkosivuillaan ajantasaisesti tiedot hallituksen hyväksymistä lähipiiriliiketoimista. Lisäksi julkaistaan hallituksen jäsenten ja toimivan johdon eläkekassan toiminnan ulkopuoliset luottamustehtävät.

4 Kunnioitamme ihmisoikeuksia ja kohtelemme toisiamme yhdenvertaisesti

Kohtelemme ja palvelemme kaikkia asiakkaita yhdenvertaisesti ja syrjimättä.

Kohtelemme työntekijöitä yhdenvertaisesti ja noudatamme soveltuvaa työlainsäädäntöä. Kunnioitamme yksilön arvoa, yksityisyyttä sekä uskonnon- ja omantunnonvapautta. Emme hyväksy syrjintää, häirintää, uhkailua tai loukkauksia. Huolehdimme aktiivisesti työolojen turvallisuudesta.

Hyvän työilmapiirin luominen ja ylläpitäminen on yhteinen tehtävämme. Toimiva ja reilu työyhteisö, jossa kaikkien on hyvä työskennellä, syntyy keskinäisestä luottamuksesta, ihmisen arvostamisesta, aidosta välittämisestä, auttamishalusta sekä yhteishengestä.

Esimiehen vastuulla on edistää avointa ja rakentavaa keskustelua kaikista työasioista sekä rohkaista työntekijöitä esittämään kysymyksiä, tekemään kehittämisehdotuksia ja kertomaan mahdollisista epäkohdista. Hän huolehtii osaltaan uusien työntekijöiden perehdyttämisestä ja puuttuu tarvittaessa korjaamista vaativiin asioihin.

5 Viestimme avoimesti

Viestimme avoimesti, suoraan ja rehellisesti. Merimieseläkekassan internet sivuilla löytyy paljon tietoa meistä ja lisäksi Albatrossi lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Lehti julkaistaan myös verkkojulkaisuna. Julkaisemme vuosittain verkkojulkaisuina vuosi- ja kestävyysraportin.

Merimieseläkekassalla on kuitenkin velvollisuus ottaa huomioon sisäpiirisäännöt ja salassa pidettävät liikesalaisuudet, joita emme voi ilmaista.

Sosiaalisessa mediassa noudatamme samoja periaatteita kuin muussakin viestinnässä ja kanssakäymisessä liittyen tietojen luottamuksellisuuteen ja oikeellisuuteen. Emme koskaan toimi tavalla, joka voisi vahingoittaa Merimieseläkekassan mainetta.

6 Pidämme yrityssalaisuudet ja huolehdimme tietoturvasta

Pidämme salassa työssämme saadut luottamukselliset tiedot yhtiön toiminnasta, henkilökunnasta, asiakkaista ja yhteistyökumppaneista emmekä kerro tai luovuta näitä tietoja muille kuin asianosaisille. Luottamuksellisena pidettäviä tietoja ovat myös turvallisuusjärjestelyihin kuuluvat asiat, kuten rahankäsittelyyn, tietoturvaan, hälytysjärjestelmiin ja poikkeustilanneohjeisiin liittyvät tiedot.

Käytämme tietojärjestelmiä ja ohjelmia sopimusten ja käyttöoikeuksien mukaisesti. Huolehdimme aina, ettei luottamuksellista tai tärkeää tietoa häviä tai joudu ulkopuolisten käyttöön. Käsittelemme sähköisiä työvälineitä ja tietoa huolellisesti. Poistuessamme työpisteiltä emme jätä työpöydille tallenteita ja aineistoja, joissa on luottamuksellista tietoa.

Merimieseläkekassan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen, joka velvoittaa työssä saatujen tietojen salassapitoon työsuhteen päätyttyäkin.

7 Käsittelemme asiakastietoja ja muita henkilötietoja luottamuksellisesti

Merimieseläkekassassa käsitellään varustamoita, vakuutettuja, eläkkeen- ja etuudensaajia sekä henkilöstöä koskevia luottamuksellisia tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tehtävien hoidon kannalta välttämätöntä. Tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin ainoastaan lakien sallimissa rajoissa noudattaen Merimieseläkekassan tietosuojan hallintamallia. Merimieseläkekassan verkkosivuilla on julkaistu tietosuojaa koskevat yksityiskohtaiset tietosuojaselosteet ja sähköisessä asiointipalvelussa voi tehdä itseään koskevia rekisteripyyntöjä.

8 Noudatamme sisäpiirisäännöksiä ja Merimieseläkekassan sisäpiiriohjetta

Merimieseläkekassan palveluksessa oleva tai hallintoelimen jäsen voi toimessaan tai sen ulkopuolella saada tietoonsa yksittäiseen arvopaperiin liittyvää julkistamatonta ja olennaista tietoa. Tällaisen sisäpiiritiedon väärinkäyttö on kielletty.

Sisäpiiritiedon väärinkäyttöä on esimerkiksi tällaisella arvopaperilla kaupankäynti omaan tai toisen henkilön lukuun, arvopaperia koskevien sijoitusneuvojen antaminen sekä arvopaperia koskevan tiedon ilmaiseminen toiselle, silloin kun se ei liity tavanomaiseen työtehtävän suorittamiseen. Sisäpiiritiedon saaneen on myös pidättäydyttävä osallistumasta tällaista arvopaperia koskevan asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon.

Merimieseläkekassalle on määritelty pysyvä sisäpiiri. Sisäpiiriohje on jaettu kaikille pysyvään sisäpiiriin kuuluville. Tämän lisäksi saattaa tulla hankekohtaisia sisäpiirejä, joiden henkilöitä ohjeistetaan aina erikseen.

9 Huolenaiheista tai rikkomuksista ilmoittaminen

Merimieseläkekassassa edellytetään lakien ja ohjeiden noudattamista. Jokaisen velvollisuus on pyytää tarvittaessa apua, sekä ilmoittaa epäillyistä ja havaituista rikkomuksista välittömästi.

Ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja väärinkäytöksestä aiheutuu rikkomukseen syyllistyneelle teon vakavuuteen perustuva seuraamus. Vilpittömässä mielessä tehdystä ilmoituksesta ei aiheudu ilmoittajalle haitallisia seuraamuksia.

Ilmoituksen voi tehdä esimiehelle, compliance officerille, sähköpostitse compliance(at)merimieseläkekassa.fi tai nimettömänä verkkosivujen kautta.